Ведение архива — это не просто складирование старых документов. Организовывать их хранение следует учитывая тот факт, что рано или поздно какие-то из них могут быть востребованы, например, для предоставления в суде, что не такая уж редкость для любой компании. Поэтому поддержание архива в порядке так же необходимо, как ежедневная уборка офиса, а цена попустительства в этом вопросе может быть высокой, если нужные бумаги не найдутся.
Что хранится в архиве
Перечень документов, подлежащих хранению, утвержден приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Приказы, распоряжения, регламенты и деловая переписка хранится до 10 лет. Технико-экономический паспорт, свидетельства о сертификации и личные дела сотрудников должны оставаться в архиве более 10 лет. Уставные документы, финансовые отчеты, описи и прайс-листы должны храниться все время, пока организация действует. Это приводит к накоплению массы бумаг, которые нуждаются в систематизации.
Реорганизация архива
Приводя в порядок архив, в первую очередь следует позаботиться о том, чтобы документы долговременного и постоянного хранения были застрахованы от случайной или намеренной порчи, а также хищения. Для обеспечения их безопасности хорошо подходят специальные металлические архивные шкафы, а ключевые бумаги лучше всего держать в огне-взломостойком сейфе. Утрата или порча важных документов чревата штрафами от контролирующих организаций.
Бумаги временного хранения (до 10 лет) можно держать и в коробках на открытых стеллажах. Главное — позаботиться о том, чтобы помещение, отводимое под архив предприятия, было сухим и в нем поддерживалась постоянная плюсовая температура. Подробные требования к организации хранения документов на предприятии установлены № 125-ФЗ от 22.10.2004. Бумаги сортируются по датам сдачи в архив или в алфавитном порядке, а также по срокам хранения и распределяются по папкам с маркировкой установленного образца. Все вновь принимаемые документы должны вноситься в опись.
По истечении срока хранения, по решению руководства предприятия, бумаги утилизируются с составлением соответствующих актов. После проведения реорганизации архива следует внепланово заказать уборку офиса, так как несмотря на все защитные меры, на документах скапливается большое количество пыли.